Les logiciels de comptabilité, les systèmes de point de vente, les systèmes de suivi d’inventaire peuvent aider votre restaurant à prospérer.
La comptabilité est peut-être la partie la moins glamour de la gestion d’un restaurant, mais comme certains le diront, c’est l’une des plus importantes. Même si vous embauchez le meilleur comptable de la ville, vous devez quand même tenir des registres précis et organisés. Heureusement, si vous avez de bons systèmes en place, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches comptables.
Les solutions comptables exécutent des tâches similaires, mais vous devez garder vos besoins spécifiques à l’esprit pendant que vous recherchez et trouvez le meilleur logiciel de comptabilité en ligne pour votre restaurant. Si vous êtes un restaurateur expérimenté, vous aurez probablement une longue liste d’exigences basées sur votre expérience passée.
Étant donné que la comptabilité, la déclaration et la gestion des taxes font partie des éléments les plus importants de la gestion d’un restaurant, vous aurez avantage à prendre le temps de dresser une longue liste de vos besoins et vos objectifs pour le logiciel. En plus des fonctions comptables de base, les facteurs suivants doivent être pris en compte.
Les intégrations
Avec quelles autres applications commerciales le logiciel de comptabilité fonctionnera-t-il ? Et dans quelle mesure ? Il est important qu’il fonctionne au moins avec votre système de point de vente (PDV) et votre processeur de paiement. Vous devriez peut-être aussi l’intégrer aux programmes de suivi et de gestion des stocks de vos employés.
Le coût
Bien que la performance soit plus importante que l’économie de quelques euros, le coût a son importance. Les solutions de comptabilité des restaurants varient généralement de 30 euros à 300 euros par mois. Vous devrez comparer et peser soigneusement les caractéristiques et les coûts, en particulier les caractéristiques dont vous avez besoin par rapport au coût de ces caractéristiques.
Les emplacements
Certaines solutions comptables sont destinées à une seule entreprise ou à un seul endroit. Si vous prévoyez prendre de l’expansion ou franchiser votre entreprise, vous devez rechercher une solution qui évoluera avec votre entreprise.
Les employés
Si vous avez des employés, songez à des fonctions comme la paie, le suivi des horaires de travail, les taxes d’emploi et la planification.
Le suivi des stocks
La plupart des applications comptables de base n’ont pas de fonctions complexes d’établissement des coûts et d’inventaire. Vous devrez en trouver un qui réponde à vos besoins, soit en tant qu’application logicielle distincte, soit en tant qu’intégration.
Les rapports
Les fonctions avancées de rapport coûtent généralement plus cher. Si vous avez besoin de créer des états financiers précis et des budgets prévisionnels pour vos propres besoins ou pour ceux de vos investisseurs, envisagez d’ajouter des options de rapports avancés.
Les impôts et les taxes
De nombreux programmes de comptabilité vous permettent d’ajouter des informations fiscales mises à jour pour les ventes et la paie. Cette fonction coûte souvent plus cher, mais elle pourrait valoir la peine d’être ajoutée.
La gestion d’actifs
La plupart des programmes de comptabilité sont fournis avec des outils d’inventaire de base, mais vous devrez peut-être faire le suivi des biens matériels comme les ordinateurs, l’équipement de cuisine et les unités mobiles de point de vente. Si vous en avez besoin, vérifiez si le logiciel comptable peut gérer ces types de fonctions.
Le point de vente
De nombreuses solutions de comptabilité de restaurant offrent des systèmes de point de vente compatibles. Vous devrez décider si vous voulez utiliser un système de point de vente tiers ou un système offert par votre service de comptabilité.
Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de comptabilité pour votre restaurant, ne vous retenez pas de poser des questions. Le succès de votre entreprise en dépendra ! Posez autant de questions que nécessaire pour prendre une décision d’achat éclairée, notamment sur la façon dont le logiciel gèrera une tâche spécifique pour vous. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous planifiez à l’avance et si vous préparez soigneusement vos questions.
Le logiciel de comptabilité de restaurant
Aujourd’hui, la plupart des logiciels de comptabilité sont en ligne, ou du moins partiellement en ligne. L’inconvénient des logiciels dans le « Cloud » est que vous avez une facture mensuelle. Les avantages sont que le logiciel est toujours à jour, que la sauvegarde de vos données est gérée et que vous pouvez accéder au tableau de bord de n’importe où.
La plupart des applications comptables en ligne acceptent les données de votre système « Point de Vente » ou PDV directement ou à partir d’un fichier CSV (Comma-Separated Values). De plus, la plupart fournissent une version gratuite du programme à votre comptable. La plupart offrent également des accords de traitement des paiements. Faites vos recherches pour vous assurer d’obtenir les meilleurs taux et conditions.
De nombreuses solutions comptables sont disponibles. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des plus populaires. Il vous est recommandé de contacter quelques fournisseurs de logiciels. Vous aurez également avantage à consulter vos collègues restaurateurs et votre comptable pour obtenir des conseils supplémentaires.
Le « QuickBooks Pro » ou le « Online Plus »
Ces versions sont plus abordables que vous ne le pensez. Même la version « Online Plus » ne coûte que 40 euros par mois. Bien qu’il existe des versions moins chères, la plupart des restaurateurs apprécieront les fonctions avancées des versions plus chères, telles que les outils de budgétisation, les rapports avancés et la création de bons de commande. La plupart des systèmes de point de vente sont compatibles avec le « QuickBooks », et tous les comptables connaissent ce dernier.
Le Sage 50
Cette application comptable est disponible en ligne et en version logicielle. La version avancée comprend le traitement de la paie, la mise à jour fiscale, la facturation et la gestion des stocks. La Sage 50 coûte environ 44 euros par mois, la partie de la paie est de 150 euros de plus par année, et les utilisateurs supplémentaires coûtent plus cher. Certains systèmes de point de vente fonctionnent avec le Sage, et il s’intègre avec son propre processeur de paiement et son logiciel de suivi du temps.
Le « Restaurant Solutions »
Cette société fournit des solutions complètes spécialement conçues pour les restaurants. Il peut tout intégrer, du point de vente aux rapports hebdomadaires. La comptabilité n’est qu’un aspect de ce qu’elle offre aux restaurateurs. Cette société n’offre pas de tarifs forfaitaires. Vous devrez contacter l’entreprise et demander un devis personnalisé.
Le « Xero Standard »
Le « Xero » est compatible avec des centaines d’autres solutions d’affaires et coûte 30 euros par mois. Il n’offre pas de version uniquement logicielle. Cette version prend en charge jusqu’à cinq salariés pour la paie, mais vous pouvez en ajouter d’autres moyennant certains frais. Le « Xero » inclut la facturation, le paiement des factures, la préparation de la semaine S-2, le suivi des ventes, le rapport et la sauvegarde. Il fonctionne avec les applications Capterra, l’addition, Logiciel Restaurant et plus encore.
Le « Restaurant365 »
Cette solution d’affaires, également adaptée aux restaurants, offre des modules pour l’établissement des coûts des aliments et des recettes, la planification de la main-d’oeuvre, le franchisage et la restauration. Le module de comptabilité comprend des fonctions de comptabilité générale ainsi que des fonctions de budgétisation et de rapport financier. Les coûts mensuels sont plus élevés que ceux des systèmes de comptabilité standard, à partir de 299 euros par mois, mais un abonnement comprend le soutien. D’autres programmes de comptabilité en ligne, en revanche, facturent des frais supplémentaires pour le support client. Le « Restaurant365 » propose également des solutions pour la gestion de plusieurs restaurants. Si vous avez besoin d’une solution au niveau de l’entreprise, optez pour NetSuite d’Oracle, Microsoft Dynamics ou Intacct.
Embauchez un comptable
Engagez un bon comptable avant même d’ouvrir votre restaurant. Il peut vous aider à élaborer vos plans financiers et à mettre sur pied votre entreprise et vos livres. Cela signifie que vous obtenez de l’aide pour configurer le logiciel avec les comptes nécessaires. Ils vous conseilleront également sur le type de registres que vous devrez conserver et sur ce à quoi vous pouvez vous attendre en matière d’impôt. Toute solution comptable que vous choisirez aura une version gratuite disponible pour votre comptable.
L’embauche d’un bon comptable vous aidera grandement à maintenir la solvabilité de votre restaurant et à réduire les risques de problèmes fiscaux. Vous trouverez peut-être que votre avocat ou vos collègues restaurateurs ont de bonnes recommandations. Si vous ne savez pas par où commencer, l’Ordre des Experts Comptables de France peut vous aider à trouver un Expert-Comptable Agréé qualifié dans votre région. Vous pouvez même faire une recherche par type d’entreprise pour trouver un comptable familier avec les besoins spécifiques des restaurants.
Une fois que vous aurez trouvé quelques candidats, vous devrez les rencontrer personnellement et discuter de votre entreprise pour trouver celui avec qui vous voulez travailler. Bien qu’il soit avantageux de travailler avec une grande entreprise en ce sens qu’elle peut fournir une variété de services, il se peut qu’elle n’attribue pas un ACP en particulier à votre entreprise. Vous voudrez savoir comment le cabinet compte vous aider. Si vous travaillez avec un ACP individuel pour une relation plus personnalisée, posez-lui des questions précises, y compris la structure de ses honoraires. Demandez également des références et contactez-les.
Vous devrez prévoir quelques centaines d’euros par heure pour les services de comptabilité, et vous devriez parler à votre comptable agréé tous les mois pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Votre comptable devrait vous offrir des conseils d’affaires judicieux. Vos honoraires seront moins élevés si vous fournissez à votre conseiller comptable de bons renseignements plutôt qu’une pile de reçus. Une bonne utilisation des systèmes d’affaires et une diligence raisonnable de votre part aideront grandement votre comptable.
Le suivi des ventes, des employés et des stocks
En plus d’un logiciel de comptabilité, le suivi des ventes, des stocks, de la paie et plus encore est nécessaire pour gérer votre entreprise et pour fournir à votre comptable l’information dont il a besoin pour vous aider. Il existe de nombreuses applications d’affaires qui peuvent vous aider. Vous pouvez travailler avec une poignée de systèmes séparés ou intégrés. Par exemple, certains systèmes de point de vente offrent des modules de suivi des stocks alimentaires, des fournisseurs et des déchets alimentaires. Ils peuvent également inclure des horodateurs, des rapports d’ordonnancement et des rapports de paie. Voici ce qu’il faut rechercher :
Les « Systèmes de PDV »
Un système PDV ou Point De Vente performant avec traitement des paiements est nécessaire pour que vous puissiez traiter les ventes efficacement. Les propriétaires qui exploitent de simples restaurants de service au comptoir sont satisfaits de produits tels que Capterra. D’autres nécessitent des systèmes spécifiquement destinés aux restaurants, tels que les Revel Systèmes, Vitesse de lumière, Lavu, NCR et BistroTactile. Ces systèmes peuvent exporter des rapports vers « QuickBooks » ou d’autres applications comptables pour vous aider à suivre les ventes et plus encore.
Le suivi des stocks alimentaires
Le suivi des dépenses alimentaires est essentiel à l’exploitation d’un restaurant rentable. Il n’est pas exact de se contenter d’observer les stocks, ce qui peut mener à une sous-estimation ou à une surestimation des achats. Certains traqueurs alimentaires sont intégrés aux systèmes de point de vente, tels que le Revel Systèmes et le Management de Restaurant. D’autres, comme les Orca Inventory and Ordering, Syrus et Optimum Control, sont des programmes distincts. Souvent, les systèmes autonomes offrent plus de fonctionnalités que ceux qui sont inclus avec un système TPV ou Terminal Point de Vente. Ces fonctions supplémentaires comprennent des feuilles de comptage imprimables, des fonctions de gestion des déchets, la prise en charge des recettes par lots, des fonctions de comptage mobile et la création de factures.
La paie et le suivi du temps
La plupart des systèmes de point de vente incluent un suivi simple du temps pour les employés. Cependant, il est possible d’avoir plus d’options. Les fonctions disponibles avec les applications de paie et de suivi du temps comprennent les horaires SMS, les fonctions d’échange de quarts de travail, les horaires en ligne, les pointages photo des employés, les pointages biométriques, les analyseurs de quart optimaux et plus encore. Étant donné que les restaurants ont tendance à avoir beaucoup de quarts de travail courts et variables, il est logique d’acquérir un bon outil de planification de l’horaire des employés comme les ShiftPlanning, NimbleSchedule et Snap Schedule. Ces solutions peuvent créer des rapports pour vos besoins en matière de paie et de comptabilité.
Le traitement des paiements au restaurant
Vous aurez besoin d’un processeur de paiement pour traiter les paiements par carte de débit et de crédit. Bien que le coût et la commodité soient importants, vous ne devriez pas simplement vous inscrire à la première offre. Magasiner peut vous faire économiser beaucoup d’argent et vous épargner beaucoup de stress plus tard si vous devez résilier votre contrat. Dans de nombreux cas, votre logiciel de comptabilité offrira le traitement des paiements aussi bien que votre banque, où vous pouvez passer un contrat avec un tiers processeur de paiement. Le traitement des paiements peut s’avérer coûteux, vous devrez donc examiner attentivement le processeur que vous choisirez.
Vous obtiendrez habituellement de meilleures conditions si vous avez un bon crédit personnel et commercial, un volume de ventes prouvé et un nombre constant de transactions. Sinon, vos choix pourraient être limités. Les entreprises qui offrent des taux fixes, comme les Square et PayPal, peuvent facturer plus cher par transaction, mais c’est peut-être la meilleure option si vous avez un crédit marginal ou si vous êtes une nouvelle entreprise. Si vous lisez les commentaires de l’agence de traitement des paiements, vous rencontrerez des commentaires de propriétaires d’entreprises frustrés. Passez soigneusement en revue les petits caractères avant de vous inscrire à un service afin d’éviter des problèmes majeurs à l’avenir. Vous aurez également avantage à faire examiner les contrats par votre comptable ou votre conseiller juridique.
Voici ce dont il faut tenir compte au moment de choisir un processeur :
- Méfiez-vous des offres « gratuites » de matériel de point de vente. Souvent, ces types d’ententes comprennent un contrat d’une durée de trois ans ou plus. Si vous cessez vos activités ou changez de processeur, vous pourriez subir une rupture coûteuse. Vous devrez peut-être payer le matériel en plus de payer jusqu’à la fin de la durée de votre contrat.
- Le contrat est-il auto-renouvelable ? Certains contrats de traitement des paiements se renouvellent automatiquement à la fin du terme pour une autre durée complète. Ainsi, si la durée de votre contrat avec votre transformateur actuel est de trois ans, vous devrez le conserver pendant trois autres années, que vous ayez approuvé ou non le renouvellement.
- L’entreprise de transformation détient-elle des fonds ? De nombreux transformateurs annoncent le dépôt rapide de fonds dans votre compte d’entreprise. Cependant, certains transformateurs retiennent des fonds s’ils découvrent des activités inhabituelles, ce qui pourrait être des transactions frauduleuses, mais cela pourrait être une semaine particulièrement occupée pour votre restaurant. Parfois, cependant, les fonds sont conservés pendant des mois. Demandez au processeur de paiement s’il retient des fonds et mettez de l’argent de côté pour les frais d’exploitation, au cas ou.
- Le processus exige-t-il des taux de transaction variés ? Découvrez exactement comment les cartes sont chargées. Certains transformateurs annoncent un taux bas, mais demandent ensuite des frais plus élevés pour les cartes d’affaires ou les cartes de récompenses. De plus, les paiements en ligne pour les commandes à emporter peuvent être facturés différemment.
- Y a-t-il des frais de résiliation anticipée ? Certains transformateurs vous facturent des frais si vous résiliez votre contrat plus tôt que prévu. Assurez-vous de bien comprendre les frais de résiliation avant de signer.
Pour conclure
Trouver le meilleur logiciel de comptabilité de restaurant est difficile mais nécessaire. Vous obtiendrez les meilleurs résultats en consultant un comptable et d’autres restaurateurs. Vous bénéficierez également de l’assistance de fournisseurs de logiciels lors de la configuration du logiciel et de l’intégration avec vos autres solutions d’affaires. La formation est souvent disponible, et vous devriez profiter de ces ressources. Si vous pensez en avoir besoin, étudiez les plans de support étendu. Avec le bon logiciel de comptabilité, ainsi que des solutions de point de vente, de gestion des stocks et de gestion de la paie, vous automatiserez de nombreuses fonctions pour rendre la gestion quotidienne de votre restaurant beaucoup plus facile et précise.
